Vous avez décidé de créer un Codir, ce comité de direction restreint où les décisions qui engagent l'entreprise doivent se prendre à plusieurs. Problème : trois séances plus tard, plus personne ne tranche. Chacun présente son mois, les sujets s'empilent, et vous refermez la réunion avec la même liste ouverte qu'à l'ouverture.

Comment, donc, lancer un premier codir de PME capable de décider (et de faire son travail !) dès les premières réunions ?

La question est fréquente, et la réponse tient dans deux éléments importants : ce que vous inscrivez à l'ordre du jour de la première séance de votre Codir, et les règles de décision censées le gouverner, posées avant même de commencer.

L'efficacité d'un Codir se joue en effet sur ses débuts, parce que les premières réunions installent une habitude durable. Soit le Codir tranche, soit il commente, et reprendre cette pente plus tard coûte plus cher que de la poser d'entrée. Dans cet article, vous allez donc découvrir :

• Ce qui distingue une instance qui décide d'une réunion de suivi
• Qui a sa place autour de la table, et à quelle condition
• L'ordre du jour des trois premières réunions
• Les règles de décision à poser dès la première séance

Ces sujets concernent tout dirigeant de PME qui vient de décider de doter son entreprise d'un organe de décision. La bonne nouvelle, c'est que ce démarrage se prépare avant la première séance et ne demande aucun outil particulier. On s'y met ?

Comment lancer son premier codir en PME sans en faire une réunion de suivi ?

Quand vient le temps de mettre en place un Codir, un dirigeant pense souvent en termes de composition et de calendrier, comme on monterait n'importe quelle réunion périodique. Sauf que le véritable enjeu est ailleurs : dans ce que l'instance doit trancher.

Prenons un scénario courant : un dirigeant réunit ses responsables une fois par mois, et chacun arrive avec un point sur son activité.

Au bout de deux réunions, le Codir ressemble à une revue de dossiers, et les vraies décisions continuent de se prendre ailleurs, dans le bureau du dirigeant.

Chacun a pourtant fait ce que l'ordre du jour demandait : présenter son activité.

Rien, en revanche, ne demandait de décider.

Lancer son premier codir en PME, c'est donc créer une réunion où l'on décide à plusieurs. Le point sur l'avancement des dossiers y a sa place, mais seulement pour préparer ces décisions.

Deux précautions sont cependant importantes avant d'aller plus loin. D'une part, vérifier que le moment est le bon et ne mettre en place un Codir que si la taille de l'entreprise le justifie.

Et aussi, clarifier les niveaux de décision PME entre dirigeant et équipe. Tant que ce point n'est pas clair entre vous et votre équipe, tous les sujets finiront sur votre bureau !

Qui inviter autour de la table d'un premier Codir, et qui laisser dehors ?

La liste des participants au Codir est souvent une question délicate, par ailleurs. Si laisser quelqu'un dehors peut froisser, inviter quelques profils importants peut sembler politiquement plus simple.

Pourtant, la règle est claire : on invite une personne pour les décisions qu'elle peut prendre, pas pour son titre dans l'organigramme.

En pratique, on retrouve souvent les quelques mêmes profils autour de la table : le DG, le responsable commercial, le responsable des opérations, le responsable financier, et le DRH. Un responsable qui applique les décisions sans en prendre n'a cependant pas besoin d'y être, même s'il dirige une grande équipe.

Un test aide à trancher : avant d'inviter quelqu'un, écrivez la décision qu'il prendra en Codir. Si rien ne vient, sa place n'est pas encore justifiée. Au final, choisir les membres du Codir, c'est avant tout choisir avec qui vous dirigez l'entreprise. Ces personnes devront avancer dans la même direction, ce qui suppose d'aligner sa direction PME sur des objectifs et process de décision communs.

Quel ordre du jour pour les trois premières réunions du Codir ?

Une fois les membres choisis, reste à savoir de quoi parler. Le réflexe naturel est de faire un tour de table où chacun fait le point, et c'est justement ce qui transforme un Codir en réunion de suivi.

Pour l'éviter, chacune des trois premières réunions doit avoir un objectif précis.

Première réunion, fixer les règles du jeu : on liste les sujets que le Codir décidera, ceux qui restent aux réunions d'équipe, et pour chaque sujet, la personne responsable. La réunion se termine par une décision, ne serait-ce que valider cette liste.

Deuxième réunion, prendre une vraie décision : on choisit un sujet important, qui aura des effets sur plusieurs mois. On expose le problème, on compare les options, puis on tranche. Personne ne sort sans décision écrite, car une décision prise aujourd'hui vaut mieux qu'un dossier parfait repoussé au mois suivant.

Troisième réunion, vérifier que la décision a tenu : on commence par la décision précédente. A-t-elle été appliquée, par qui, et qu'a-t-elle changé ? Puis on passe au sujet suivant de la liste. C'est là qu'on voit si le Codir décide vraiment ou s'il se contente de commenter le travail des autres.

Dernier conseil pour ces trois séances : ne pas tout faire remonter au Codir. Certaines décisions coûtent cher dans une PME et ne se traitent donc pas au même endroit. Les décisions stratégiques, qui engagent l'avenir de l'entreprise, se prennent en Codir. Les décisions exceptionnelles, face à un imprévu, s'y arbitrent aussi. Les décisions du quotidien, dites opérationnelles, restent dans les équipes.

Quelles règles de décision poser dès la première réunion d'un Codir ?

Même avec un bon ordre du jour, une réunion peut déraper : les discussions s'éternisent, chacun défend son service, et tout le monde repart sans savoir ce qui a été décidé. C'est le scénario typique du Codir qui tourne en rond !

Pour l'éviter, trois règles de décision se posent dès la première réunion.

Qui décide : chaque sujet a un responsable, connu et reconnu. Sans responsable, le sujet revient le mois suivant, puis le suivant, et le Codir prend l'habitude de ne rien conclure.

Qui est touché : dans une entreprise, le travail des uns dépend de celui des autres. Si le commercial vend plus, la production doit suivre : c'est ce qu'on appelle des objectifs croisés. Avant de trancher, on regarde donc ce que la décision change pour les autres services. Sans ce réflexe, chaque décision tourne au bras de fer entre équipes.

Quand on tranche : chaque réunion se termine par la liste de ce qui a été décidé. Un sujet non tranché passe à la réunion suivante avec un responsable, jamais sous la forme d'un vague « on en reparle ».

Le sujet est stratégique !

Trois actions pour lancer votre premier Codir en PME

Concrètement, voici trois actions à mener dès aujourd'hui.

• Choisir la décision que vous inscrirez à l'ordre du jour de votre première réunion.
• Lister qui, autour de la table, peut la prendre sans vous.
• Définir ce qui vous montrera, à la troisième réunion, que le Codir décide vraiment.

Et si l'une de ces actions bute sur une question sans réponse claire, c'est exactement le bon moment pour en parler. Prenons contact et voyons ensemble par où avancer.

Conclusion : un Codir se gagne sur ses trois premières séances

Un Codir se juge aux décisions qu'il prend, et l'habitude de décider s'installe dès les premières réunions.

Aussi, l'ordre du jour compte plus que la liste des invités : une réunion construite autour d'une vraie décision apprend à trancher, une réunion de tours de table apprend à commenter.

Enfin, trois règles simples font la différence : savoir qui décide, qui est touché, et quand on tranche. Parlons-en !